Q-ROC

Een Quick Response Office Cells (Q-ROC) is niet zo maar een team dat op een afdeling gevormd wordt maar volgens QRM is een Q-ROC:
Een cel die functionele structuren doorbreekt, en waarin multifunctionele mensen bij elkaar zitten (cross-trainen). Zij vormen een onafhankelijk team dat verantwoordelijk is voor alle activiteiten van die FTMS.

qrm q-roc

Multifunctioneel

Voor de vorming van de Q-ROC is het belangrijk om eerst vast te stellen welke activiteiten deze dient uit te voeren (rollen). Als de activiteiten bekend zijn weten we welke rollen in de Q-ROC nodig zijn. We spreken hier over rollen omdat we niet voor iedere activiteit een andere persoon nodig hebben.  Omdat er meer rollen zijn dan dat er mensen nodig zijn, dienen de leden multifunctioneel ofwel multi-inzetbaar te zijn.

Cross trainen

Om mensen multi-inzetbaar te krijgen dienen ze getraind te worden. We spreken van cross training: hierbij leert persoon A zijn werkzaamheden, zijn vakmanschap, ‘weg’ aan persoon B. Dit is sowieso nodig in geval van ziekte van de ene persoon. Bovendien verrijkt dit het werk. Het is op deze manier mogelijk om de capaciteit aan te passen aan de behoefte van dat moment, door met meerdere mensen dezelfde taken uit te voeren. Verder wordt het aantal keren werkoverdracht gereduceerd bij multi-inzetbare mensen. In de praktijk betekent  iedere overdracht gemiddeld één dag doorlooptijd. Dus als we 10 processtappen door 5 leden laten uitvoeren besparen we al 5 dagen op de doorlooptijd.

Het laatste voordeel is een stijging van de productiviteit. Dit komt doordat men een groter gedeelte van het proces overziet waardoor er ideeën ontstaan die vroeger niet ontstonden doordat men er het voordeel of nadeel toch niet van zag.
Voor het cross trainen dient een opleidingsprogramma opgezet te worden per persoon. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een competentiematrix waarin alle vaardigheden zijn vastgelegd.

Samengaan

Het is belangrijk dat mensen ook fysiek bij elkaar komen te zitten en niet  alleen tijdelijk, voor overleg met het team, bij elkaar komen. Mensen moeten uit hun oude  functionele afdeling verplaatst worden naar de Q-ROC. Zelfs de rapportering dient hierop aangepast te worden.
Dit geeft ook een duidelijk signaal af aan de rest van de organisatie dat er echt iets aan het veranderen is.

Onafhankelijk

Met onafhankelijk wordt bedoeld dat een cel zijn werkzaamheden geheel zelfstandig, zonder dat het werk de cel hoeft te verlaten, kan afwerken. Hiervoor dienen de mensen buiten verantwoordelijkheden ook nieuwe bevoegdheden te krijgen.  Dit brengt het benodigde eigenaarschap om mensen te motiveren en stimuleren om verbeteringen door te voeren.

U vindt meer informatie over het vormen van cellen in appendix C van het boek ‘It’s About Time’.